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Conozca 5 formas en las que las empresas de gestión de servicio pierden dinero

Conozca las 5 principales formas en que las empresas de gestión de servicios están perdiendo dinero y cómo pueden solucionarlo

¡El tiempo es dinero! Los procesos manuales, la planificación y la falta de eficiencia en la utilización de los recursos, las bajas tasas de reparación en la primera visita y un retraso en la facturación provocan una pérdida de dinero constante. Sin embargo, existe una luz al final del túnel: ¡el software de gestión de servicio técnico! Analicemos estas situaciones frecuentes en las que las empresas de servicios e instalaciones pierden tiempo y dinero, así como la forma en que el software de gestión de servicios técnico puede ayudarle.

Procesos manuales

Sus órdenes de servicio están en papel, la información de sus clientes está en un fichero o quizás en un sistema CRM en la oficina, los técnicos de servicio pasan por la oficina una vez a la semana para dejar la documentación. ¿Le resulta familiar? Dirigir una empresa de servicios, o en realidad cualquier empresa, significa hacer malabarismos con un montón de tareas y asegurarse de estar al tanto de ellas. Los estudios han demostrado que el 52% de las organizaciones de servicio técnico siguen utilizando métodos manuales en el servicio técnico.

El tiempo es dinero y los procesos manuales consumen mucho tiempo y tienen un impacto significativo en sus márgenes de ganancia. El software de gestión de servicio técnico puede ayudarle a eliminar muchos de los procesos manuales de su empresa. Conecta a los técnicos de servicio con el personal de la oficina y también con los clientes. La información se comparte fácilmente y se actualiza al instante.

Planificación

Enviar a la persona adecuada al trabajo adecuado con las herramientas adecuadas en el momento oportuno es fundamental para su negocio. Un estudio de Verizon Connect descubrió que el 25% de las organizaciones de servicio técnico siguen utilizando hojas de cálculo para planificar los trabajos, mientras que el resto sigue utilizando pizarras y otros métodos manuales. Este enfoque manual de la planificación dificulta la capacidad de respuesta a los cambios o la posibilidad de realizar ajustes con rapidez.

El software de gestión de servicio técnico permite a los encargados de los despachos tomar decisiones acertadas, ya que les proporciona toda la información que necesitan en un solo lugar. Permite a los encargados ajustar los planes a medida que la información cambia o se actualiza. Las actualizaciones y los cambios pueden comunicarse rápida y fácilmente a los técnicos de servicio y clientes mediante el uso del software.

Optimización de rutas y recursos

Usted tiene 100 técnicos de servicio sobre el terreno cubriendo un enorme territorio geográfico. Aunque todo el mundo puede realizar la mayoría de las tareas, admitamos que algunas personas son mejores en ciertas tareas y algunos técnicos realizan servicios muy especializados. Como organización de servicio, no sólo tiene que hacer malabarismos con las habilidades de sus técnicos, sino también con sus ubicaciones geográficas cuando trata de responder a las solicitudes de servicio. Hacerlo bien tiene un enorme impacto en la satisfacción del cliente.

El software de gestión de servicio técnico incluye un mapa integrado que muestra la ubicación de los técnicos, así como la ubicación de los trabajos y el tiempo estimado de viaje, lo que permite a los operadores tomar decisiones acertadas sobre la persona adecuada para el trabajo cuando la geografía es un factor. Además, la información puede comunicarse fácilmente a los técnicos de servicio por texto, correo electrónico o internamente en el software. La optimización de las rutas y los recursos permite reducir el tiempo de desplazamiento y mejorar los tiempos de respuesta.

Tasas de reparación en la primera visita

¿Están sus técnicos de servicios debidamente preparados para los trabajos? ¿Disponen de las herramientas y las piezas que necesitan, tienen acceso al historial de los trabajos anteriores y a otra información crítica para realizar el trabajo correctamente la primera vez? Un estudio del Grupo Aberdeen ha revelado que las mejores organizaciones de servicio técnico resuelven el problema en la primera visita el 88% de las veces, las empresas 'medias' alcanzan una tasa del 80% y las 'rezagadas' llegan al 63%. Esto significa que, en muchos casos, más del 20% de los clientes no están satisfechos con el servicio que se les presta y el efecto a largo plazo de esto es muy grande.

El software de gestión de servicio técnico que se integra con los sistemas ERP garantiza que los datos se puedan recuperar cuando sea necesario, lo que permite a los técnicos prepararse mejor para la visita de servicio y aumentar las tasas de reparación en la primera visita. Pueden ver todos los trabajos programados para cualquier día, semana o mes. Para los trabajos individuales, el técnico de servicio puede ver la hora programada, la ubicación, el material previsto y los mensajes del encargado.

Facturación

¿Los procesos manuales, los documentos de papel y los sistemas desconectados hacen que la facturación sea un proceso lento y arduo? Cada día de espera para recibir información sobre el trabajo de servicio realizado es una pérdida de ganancias. Si el proceso de facturación tarda semanas en completarse, es el momento de buscar una solución mejor. Los clientes esperan que las organizaciones utilicen tecnologías modernas y que les permita la autogestión.

El software de gestión de servicio técnico que incluye un portal de autoservicio permite a los clientes no sólo pagar las facturas en línea, sino que abarca todas las interacciones con el cliente, desde el pedido de servicios, consumibles y piezas de repuesto hasta la visualización de toda la información sobre los ítems de servicio, visitas pasadas o futuras, documentos, fotos, etc.

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