Best Practices voor Planners/Dispatchers
Hoe je papierwerk, dubbele rapportage en handmatig administratief werk kunt schrappen
Laten we eerlijk zijn – sommige taken voelen gewoon eindeloos saai en overbodig aan. Juist die tijdrovende, handmatige klusjes kosten je tijd die je eigenlijk zou willen steken in dingen die je bedrijf echt vooruithelpen, zoals topservice leveren of nadenken over toffe, vernieuwende ideeën. Buiten de gebaande paden denken is belangrijk, maar er zijn ook bewezen manieren van werken in de wereld van field service die je gewoon moet meenemen.
Er is geen one-size-fits-all strategie die voor elk field service bedrijf werkt, maar deze field service management best practices voor dispatchers zijn alvast een goed begin.
Geef je buitendienstteam de juiste tools
Veel bedrijven snappen inmiddels wel dat een mobiele field service oplossing belangrijk is. Maar wat vaak vergeten wordt, is hoe belangrijk realtime communicatie en samenwerking zijn. Als dispatchers en technici direct met elkaar kunnen praten en info kunnen delen, los je problemen veel sneller en beter op.
Zorg voor een mobiele app waarmee dispatchers en technici alles bij de hand hebben – zelfs als ze even geen internet hebben. Denk aan inzicht in werkbonnen, kaarten, onderdelenvoorraad, checklists, eerdere klussen, noem maar op.
De juiste werkbon bij de juiste technicus krijgen
Een goed georganiseerde planning en werkbonverdeling is een van de snelste manieren om efficiënter te werken en je service naar een hoger niveau te tillen.
Een slimme planning zorgt ervoor dat iedereen precies weet wat er moet gebeuren. ExpandIT Resource Planning helpt dispatchers met een realtime overzicht van belangrijke zaken zoals de status van een klus, reistijd, skills van de technicus, locatie enzovoort.
Goede dispatching begint met goede communicatie
Duidelijke communicatie over wie wat moet doen (en waar en wanneer) is superbelangrijk. Dispatchers moeten ervoor zorgen dat iedereen weet wat er van ze verwacht wordt én ze moeten de juiste info meegeven om de klus goed te klaren. Met de ExpandIT-oplossing kun je makkelijk communiceren met klanten en technici via sms, e-mail of telefoon.
Koppel je field service software aan je andere systemen
Je kunt allerlei software los gebruiken, maar de echte winst pak je als je systemen met elkaar laat praten. Door je field service software te koppelen aan je andere tools kun je veel automatiseren. Zo help je dispatchers om het werk van de technici soepeler te laten verlopen. ExpandIT Resource Planning werkt bijvoorbeeld samen met Microsoft Dynamics ERP. Daardoor kun je makkelijk data ophalen en zijn je technici beter voorbereid op hun afspraken.
Sinds ExpandIT meer dan twintig jaar geleden van start ging met hun Field Service Management oplossing, blijven ze de sector voorzien van tools die nodig zijn om bij te blijven.
Ook al verandert de wereld van field service constant – deze best practices zorgen ervoor dat je een stap voor blijft.
Meer weten?
