Servicemanagement in Business Central
Hoe ExpandIT integreert met Dynamics 365 Business Central Servicemanagement
Servicemanagement in Dynamics 365 Business Central wordt systems gebruikt om servicecontracten, serviceorders en service-items te beheren.
Het system helpt je om onderdelen voor een service-item te herkennen (zoals de originele stuklijst), een onderhoudshistoriek bij te houden, eigendomsgeschiedenis te volgen en garantieclaims te verwerken.
Laten we eens kijken naar servicecontracten, serviceorders en service-items:
Servicecontracten
In Business Central kun je met servicecontracten onder andere het volgende doen:
- Onderhoudscycli instellen per service-item
- Facturatiecycli definiëren
- Garantieprijzen bepalen binnen contracten
- Services plannen met meerdere verschillende service-items verspreid over periodes, maar binnen hetzelfde contract
- Automatisch serviceorders laten aanmaken op basis van de contractgegevens
Serviceorders
Serviceorders zijn meestal waar de ExpandIT Field Service software op aansluit. Belangrijke functies van serviceorders in Business Central zijn:
- Klanten kunnen vastleggen wat er geserviced moet worden en wat er al gebeurd is
- Ze lijken op verkooporders, maar hebben regels die op het service-item werkblad staan – een beetje zoals de planningsregels bij projecten
- Je kunt meerdere service-items op één order hebben, en elk item kan z'n eigen werkblad hebben
- Er zijn redencodes waarmee je fouten kunt bijhouden en analyseren waarom iets misging – handig voor betere beslissingen en bijsturing van je planning of kosten
Service-items
Service-items zijn niet verplicht voor serviceorders, maar als je Business Central wilt gebruiken om alles historisch bij te houden, is het echt aan te raden om ze wél te gebruiken.
- Service-items geven aan wat er precies geserviced moet worden en zijn gekoppeld aan een werkblad, waar alle details van het item staan.
- Met service-items kun je makkelijk alles bijhouden wat met één specifiek item is gebeurd. Ook onderdelen en andere service-items of voorraadartikelen (of niet-voorraadartikelen) die erbij horen, kun je volgen.
- Je kunt ook info bijhouden zoals wie de klant is, waar het item nu is, wanneer de garantie begon en eindigt, en of er tijdens de garantieperiode iets in rekening gebracht mag worden. Er is zelfs ruimte voor handleidingen of foutoplossingen.
- Er zit een handige functie in waarmee je kunt aangeven welke vaardigheden nodig zijn voor een service-item. Zo weet je zeker dat je de juiste persoon met de juiste tools stuurt. Je kunt ook uren toevoegen aan het service-item, zodat je weet hoeveel tijd er ongeveer nodig is. Daarmee bouw je eigenlijk het budget van de klus op.
Business Central en ExpandIT Workflow
Hieronder vind je een kort overzicht van hoe Business Central en ExpandIT samenwerken.
- Een serviceorder, en misschien ook een werkblad voor serviceartikelen, wordt aangemaakt in Business Central. De serviceorder en alle bijbehorende data worden vanuit Business Central opgehaald in ExpandIT.
- De serviceorder wordt ingepland in ExpandIT, en de monteur op locatie registreert de gewerkte tijd en gebruikte materialen. Tijd en materialen worden goedgekeurd, en de gegevens gaan terug naar Business Central. In Business Central worden die tijd en materialen verbruikt in de serviceorder.
- ExpandIT haalt data uit de Business Central-omgeving via een extractieproces dat meerdere keren per dag kan draaien. Bij het ophalen worden alleen nieuwe of aangepaste records meegenomen.
- Met het planningsbord in ExpandIT kan de planner makkelijk zien welk nieuw werk nog gedaan moet worden. Als de serviceorder in Business Central is aangemaakt, komt die automatisch in ExpandIT zonder dat je dingen dubbel hoeft te doen.
- Alle info die nodig is voor het plannen wordt automatisch opgehaald tijdens het extractieproces, tegelijk met de serviceorder.
- Ook serviceartikelen en details uit het werkblad worden opgehaald als die in Business Central zijn ingevoerd. Dit zie je dan terug in de werkorder in ExpandIT.
- Als alle benodigde info in ExpandIT staat, kan de planner de serviceorder gewoon slepen en neerzetten op het planningsbord. Dan wordt er een werkorder aangemaakt met alle gegevens uit Business Central en geplande afspraken erbij.
- Alle mensen of apparatuur die ingepland moeten worden, kunnen eraan gekoppeld worden. Zodra de werkorder is ingepland en de status op “afgesproken” of “geaccepteerd” staat, is die zichtbaar op het mobiele apparaat van de ingeplande medewerker.
- In de werkorder kun je alle details van de serviceorder zien en aanpassen.
- Het serviceartikel uit Business Central komt in het taken-tabblad in ExpandIT terecht. Het werkblad verschijnt op het lijnen-tabblad, onder de geplande regels. Daar kun je ook extra materialen of mensen toevoegen zodat de monteur alles heeft wat nodig is.
- Alle gegevens die uit Business Central zijn opgehaald staan in de werkorder in ExpandIT. De monteur ziet dit allemaal op z’n mobiel, zonder iets opnieuw in te voeren.
- Als de serviceorder in Business Central compleet is met alle serviceartikelen en werkbladregels, dan hoef je in ExpandIT alleen nog maar de planning zelf te doen.
- De monteur kan de werkorder bekijken, alles nalezen en zijn uren registreren. Reistijd en werktijd kunnen worden gesplitst op basis van de werktypes in Business Central.
- Als alles is goedgekeurd en afgerond, gaan de gegevens terug naar Business Central. In ExpandIT kun je de tabellen bekijken, aanpassen of corrigeren als er iets mis is.
- De data wordt omgezet zodat het verwerkt kan worden in de serviceorder in Business Central. De echte tijd en materialen komen dan terecht op de pagina met serviceregels, op het niveau van het serviceartikel.
Als alles op die pagina staat, kun je bepalen wat er verzonden, gefactureerd of verbruikt moet worden. ExpandIT biedt een Field Service Management oplossing waarmee je altijd en overal toegang hebt tot actuele gegevens. Het werkt via de cloud, op elk apparaat, op elk moment. Of je nu op een tablet in de werkplaats zit of met je mobiel op locatie bent – met ExpandIT heb je altijd de juiste info bij de hand én kun je makkelijk bijhouden wat er nog moet gebeuren.
