Serviceverwaltung in Business Central
Wie ExpandIT sich in das Service Management von Dynamics 365 Business Central integriert
Das Service Management von Dynamics 365 Business Central wird in der Regel zur Verwaltung von Serviceverträgen, Serviceaufträgen und Serviceartikeln verwendet.
Es bietet die Möglichkeit, Ersatzteile für einen Serviceartikel zu identifizieren – beispielsweise basierend auf dem ursprünglichen Stücklistenaufbau – sowie eine Servicehistorie der Artikel, Eigentumshistorie und Garantieansprüche zu führen.
Schauen wir uns Serviceverträge, Serviceaufträge und Serviceartikel im Detail an:
Serviceverträge
Serviceverträge in Business Central bieten zentrale Funktionalitäten, unter anderem:
- Einrichtung von Wartungszyklen pro Serviceartikel
- Definition von Abrechnungszyklen
- Festlegung von Garantiepreisen innerhalb von Verträgen
- Planung von Services, die mehrere unterschiedliche Serviceartikel über verschiedene Zeiträume hinweg umfassen, jedoch im selben Vertrag enthalten sind
- Automatische Erstellung von Serviceaufträgen basierend auf den Vertragsdetails
Serviceaufträge
Serviceaufträge sind in der Regel die primäre Schnittstelle zur ExpandIT Field Service Software. Wichtige Merkmale von Serviceaufträgen in Business Central umfassen:
- Serviceaufträge ermöglichen es Kunden, festzuhalten, was gewartet werden muss und was bereits gewartet wurde
- Sie ähneln Verkaufsaufträgen, verfügen jedoch über Zeilen, die sich im Serviceartikel-Arbeitsblatt befinden – vergleichbar mit den Planungszeilen in Projekten
- Ein Serviceauftrag kann ein oder mehrere Serviceartikel enthalten, wobei jeder Artikel über ein eigenes Serviceartikel-Arbeitsblatt verfügen kann
- Serviceaufträge verfügen über Fehlercodes, mit denen Unternehmen Ursachen von Fehlern nachvollziehen und analysieren können. Dies führt zu fundierteren Geschäftsentscheidungen sowie Anpassungen bei Prognosen und Kostenkalkulationen
Serviceartikel
Serviceartikel sind für Serviceaufträge nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie jedoch Business Central zur historischen Nachverfolgung nutzen möchten, wird die Verwendung von Serviceartikeln ausdrücklich empfohlen.
- Serviceartikel definieren, was gewartet werden muss, und sind mit dem Serviceartikel-Arbeitsblatt verknüpft, welches die Details des jeweiligen Serviceartikels enthält.
- Serviceartikel ermöglichen es dem Kunden, historische Informationen zu einem einzelnen Artikel nachzuverfolgen. Komponenten eines Serviceartikels sowie andere Serviceartikel und gelagerte oder nicht gelagerte Artikel, die das Endprodukt bilden, können ebenfalls verfolgt werden.
- Darüber hinaus können Kunden, Versandstandorte, Garantieanfangs- und -enddaten erfasst werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, einen Prozentsatz für eventuelle Kosten oder Gutschriften innerhalb dieses Zeitraums festzulegen. Ebenso ist das Hinzufügen von Fehlerbehebungsanleitungen möglich
- Innerhalb der Serviceartikel gibt es eine Funktion zur Erfassung von Qualifikationen, welche es dem Kunden erlaubt, bestimmte Fähigkeiten anzugeben, die für die Wartung eines Artikels erforderlich sind. Diese Informationen können zur Ressourcenplanung genutzt werden, um sicherzustellen, dass die geeignete Person mit dem richtigen Equipment entsandt wird.
- Ressourcenzeilen können hinzugefügt werden, um die erwartete Arbeitszeit vor Ort zu definieren. Diese detaillierten Angaben dienen als Grundlage zur Budgetierung des Serviceauftrags.
Business Central und ExpandIT workflow
Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die Verbindungspunkte und den Workflow zwischen Dynamics 365 Business Central Service Management und der ExpandIT Field Service Software.
- Ein Serviceauftrag – und möglicherweise ein Serviceartikel-Arbeitsblatt – wird in Business Central erstellt. Der Auftrag und alle zugehörigen Daten werden in ExpandIT übernommen.
- In ExpandIT erfolgt die Einsatzplanung, und der Außendiensttechniker erfasst Arbeitszeit und Materialverbrauch. Nach Genehmigung werden diese Daten zurück an Business Central übermittelt und dort in den Serviceauftrag übernommen.
- ExpandIT kann Daten mehrmals täglich aus der Business Central Umgebung extrahieren. Dabei werden alle neuen und geänderten Datensätze erfasst.
- Die Plantafel von ExpandIT zeigt dem Disponenten, welche neuen Arbeiten erledigt werden müssen. Wird der Serviceauftrag in Business Central erstellt, wird er automatisch in ExpandIT übernommen – doppelte Erfassung entfällt.
- Alle planungsrelevanten Informationen werden durch den Extraktionsprozess automatisch übernommen. Auch Serviceartikel und deren Arbeitsblattdetails werden, sofern vorhanden, aus Business Central gezogen und im Arbeitsauftrag angezeigt.
- Sobald alle Planungsdaten in ExpandIT verfügbar sind, kann der Disponent den Serviceauftrag per Drag & Drop auf der Plantafel einplanen. Ein Arbeitsauftrag wird erstellt, der alle Informationen aus Business Central enthält und geplante Einsätze aufweist.
- Erforderliche Ressourcen oder Geräte können dem Auftrag zugewiesen werden. Sobald der Arbeitsauftrag geplant und im Status „zugewiesen“ oder „akzeptiert“ ist, ist er auf dem Mobilgerät der zugewiesenen Ressource sichtbar.
- Im Arbeitsauftrag sind sämtliche Details des Serviceauftrags sichtbar und editierbar.
- Der Serviceartikel aus Business Central erscheint im Reiter „Aufgaben“ in ExpandIT, das Serviceartikel-Arbeitsblatt unter dem Reiter „Zeilen“ bei den geplanten Zeilen. Hier können weitere Material- oder Ressourcenzeilen hinzugefügt werden, um dem Techniker vor Ort alle relevanten Informationen bereitzustellen.
- Alle aus Business Central übernommenen Daten sind im Arbeitsauftrag in ExpandIT verfügbar und müssen nicht erneut manuell eingegeben werden.
- Wenn der Serviceauftrag in Business Central vollständig mit Serviceartikeln und Arbeitsblattdaten versehen ist, muss in ExpandIT lediglich die Einsatzplanung manuell erfolgen.
- Der Servicetechniker kann den Arbeitsauftrag einsehen, alle Arbeitsdetails prüfen und seine Zeiten erfassen. Es ist möglich, Reise- und Arbeitszeiten getrennt zu erfassen – basierend auf den Arbeitsarten in Business Central.
- Nach Abschluss und Genehmigung der erfassten Zeiten und Materialien werden die Daten zurück an Business Central übertragen. In ExpandIT können die Tabellen bei Bedarf überprüft, bearbeitet oder bei Fehlern angepasst werden.
- Die Datensätze werden so umgewandelt, dass sie in den Serviceauftrag in Business Central übernommen werden können. Tatsächliche Zeiten und Materialverbrauch erscheinen auf der Seite „Servicelinien“ auf Ebene des Serviceartikels.
- Von dort aus kann entschieden werden, was versendet, fakturiert und verbraucht werden soll.
ExpandIT bietet eine Field Service Management Lösung mit Echtzeitzugriff und mobiler Technologie, die hilft, Frustration bei Technikern zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die cloudbasierte Lösung ist orts- und geräteunabhängig verfügbar – sei es per Tablet in der Produktion oder per Smartphone im Außeneinsatz. Die Software bietet Zugriff auf entscheidende Auftragsinformationen sowie die Möglichkeit zur Verfolgung wichtiger Tätigkeiten.
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