Huskeliste

Øens A/S

 

 

Med knap 50 funktionærer og ca. 200 medarbejdere i marken vokser stakken med timesedler hurtigt og risikoen for at lave manuelle fejl er stor.

Det var den situation, som Øens A/S (tidligere Øens Murerfirma A/S) fandt sig selv i, inden de i 2018 i stedet valgte at gå den digitale vej med en tids- og akkordløsning fra ExpandIT.

ExpandIT blev efter grundig forberedelse implementeret på en enkelt dag hos os og har siden fungeret problemfrit. Implementeringen forgik ved, at vores 200 timelønnede og 50 funktionærer blev opdelt i hold af 50 personer. Hvert holdt fik 1 times instruktion af en konsulent fra ExpandIT i brug af systemet, og alle fik efterfølgende udleveret en simpel vejledning.

Christian Jørgensen, kvalitets- og arbejdsmiljøchef hos Øens A/S

Fra timesedler til mobilregistrering

Hele timeregistreringsprocessen foregik hos Øens A/S tidligere analogt med timesedler og manuelle indtastninger. Der var derfor behov for at finde løsning til noget både nyere og smartere, som kunne optimere og strømline processen omkring tidsregistrering for både håndværkere, byggeledere og de administrative medarbejdere på kontoret.

Det blev ExpandIT’s tids- og akkordsystem løsningen på. Med løsningen har alle medarbejdere timeregistrering lige ved hånden og en manglende indtastning skyldes ikke længere manuelle fejl.

Christian Jørgensen udtaler desuden om løsningen fra ExpandIT:

ExpandIT er simpelt og nemt at arbejde med, både for de timelønnede som indberetter timer og for byggelederen der godkender dem. Systemet giver os et godt overblik over de ansattes timeforbrug på sagerne og i administrationen har vi sparet en fuldtidsstilling.

Før vi fik ExpandIT havde vi to fuldtidsansatte til at lave løn til vores håndværkere, mod nu kun en enkelt lønbogholder.

Nyt perspektiv på gamle processer

I efteråret 2021 lod Øens A/S en gruppe studerende fra IT Universitet få et kig ind i det store københavnske håndværkerfirmas maskinrum.

I forbindelse med en eksamensopgave på deres bachelor i Global Business Informatics tog de studerende udgangspunkt i virksomhedens timeregistrering. Ved selv at kigge ind i systemet samt interviewe både byggeledere og håndværkere om oplevelsen af tidsregistreringsprocessen, blev konklusionen, at et digitalt system med de funktioner som ExpandIT tilbyder i høj grad løser opgaverne i forbindelse med timeregistrering i en virksomhed som Øens A/S.

En af de udfordringer, som de studerende opdagede, er en kendt udfordring blandt virksomheder som Øens A/S, og vi hører ofte om det fra andre kunder. Det handler nemlig om det arbejdskulturelle ved eksempelvis at skulle registrere timer inden et bestemt tidspunkt. Her siger gruppen af studerende, at det i lige så høj grad handler om forståelsen for, hvorfor det gøres sådan, som det handler om at sende mange notifikationer.

Med andre ord har den eksisterende løsning været den rigtige, og som med kun få tilpasninger i endnu højere grad kan hjælpe Øens A/S med at optimere timeregistreringsprocessen.

At have eksterne øjne på interne processer giver en unik mulighed for optimering på områder, hvor man ikke nødvendigvis selv havde opdaget potentialet.

Det mener Øens A/S i hvert fald. De har nemlig igen i foråret 2022 ladet gruppen kigge ind i maskinrummet. Denne gang med fokus på processerne omkring håndtering af materiel.

Hvem er Øens A/S?

Øens A/S udfører mange typer af renoveringsarbejde. Det er blandt andet indenfor murer-, tømrer-, beton-, kloak- og anlægsarbejde i alt fra fag- til totalentrepriser. Øens A/S betjener hele Københavnsområdet, hvorfra de med hovedsæde på Amager styrer slagets gang – med assistance fra ExpandIT’s tids- og akkordløsning.